El teletrabajo en los dircom: teleconferencias, simulacros y mucha información
Videollamadas, whatsapp y teleconferencias. Son algunas de las herramientas que, grosso modo, están aplicando los directores de comunicación para trabajar desde casa durante la cuarentena. Lejos de disminuir, su actividad se ha intensificado notablemente con la crisis sanitaria, así como su papel de interlocutor dentro y fuera de la organización.
Entre los profesionales consultados cunde la opinión general de que el trabajo en remoto no ha restado un ápice a su carga de actividad, si bien reconocen que no se dan las mejores circunstancias para estrenar este sistema de trabajo. Entre otras razones, porque la velocidad en el cambio de escenario pilló a contrapié a las empresas y los responsables de comunicación han tenido que priorizar funciones en estos primeros días de teletrabajo.
Todos coinciden en señalar que la principal labor está siendo informar, tanto interna como externamente. Así lo manifiesta Sonia Sánchez Plaza, directora de comunicación de Paradores, en declaraciones a este medio, al señalar que «nuestras prioridades en estos días han sido las comunicaciones con los clientes que tenían reservas con nosotros, los clientes (en especial, con los Amigos de Paradores, nuestro club de fidelización) y, además, los empleados de la compañía».
En este escenario inédito, controlar la comunicación se antoja un factor determinante para gestionar la situación y el discurso. Más en un sector como el turístico, al que el estado de alarma ha obligado a establecer políticas excepcionales de cambios y cancelaciones. «Hemos lanzando comunicados para explicar los motivos de nuestro cierre y para contar a los clientes con reservas para estos días que aplicaremos políticas de flexibilidad máxima para las cancelaciones», recalca Sánchez Plaza.
En el caso de Damm informar de la situación también ha supuesto la principal ocupación para el equipo de comunicación durante esta primera semana. Fede Segarra, director de comunicación de la compañía, apunta que hay un contacto y coordinación constante con Recursos Humanos y la dirección general sobre el mensaje a transmitir.
«Estamos priorizando la información interna a todos los empleados de la compañía de cualquier novedad que pueda ocurrir, de las indicaciones de la empresa», explica Segarra. Esta misma política se extiende a los clientes en relación a la afectación que está teniendo la crisis en la actividad y el servicio de la empresa.
Fede Segarra, dircom de Damm, apunta que existe un contacto y coordinación constante con Recursos Humanos y la dirección general sobre el mensaje a transmitir
Otra de las compañías que ha hecho de la necesidad virtud en estos tiempos es Telefónica. Por partida doble, ya que a la tarea de coordinar una plantilla de miles de empleados se suma la exigencia de mantener prácticamente sin incidentes el funcionamiento de la red de telecomunicaciones. Red que ha experimentado un incremento del 40% en el consumo de datos y tráfico durante el confinamiento del coronavirus, según las tres operadoras del mercado.
Eva Fernández, directora global de Comunicación de Telefónica, reconoce la repercusión que está teniendo este aumento del consumo en su trabajo habitual. «Estamos utilizando muchísimo Teams para las reuniones y encima se nos ha intensificado el trabajo porque las necesidades de comunicación en nuestro caso se han triplicado».
Ahora bien, remarca que en Telefónica siguen operando a pleno rendimiento vía telemática. En parte gracias a los experimentos previos de teletrabajo que llevaron a cabo antes de esta situación. «Para comunicación el momento es más fácil porque hicimos un simulacro días antes de que se acelerara todo esto para ver si eramos capaces de mantener un día normal a nivel funcional».
Algunas de las soluciones tecnológicas que más está facilitando el trabajo en remoto son las videollamadas y Whatsapp. Sin duda lo son para Paradores, cuyo equipo de equipo de Comunicación, Marca y Sostenibilidad al completo lleva teletrabajando desde mediados de mes. La tecnología les permite organizarse bastante bien dentro de lo extraordinario de la situación.
En este sentido, Sánchez destaca que «utilizamos varias herramientas. El correo electrónico y el teléfono, por supuesto, pero especialmente WhatsApp. Tenemos un grupo general en el que está todo el equipo de Comunicación, Marca y Sostenibilidad y, además, grupos más pequeños para tareas específicas. También celebramos vídeo reuniones a través de Teams«.
En Damm también se reconocen preparados y con los recursos tecnológicos suficientes «para afrontar esta situación tan crítica desde el departamento de comunicación disponemos de acceso a todos nuestros archivos en la nube, entre nosotros nos comunicamos como lo hacemos habitualmente pero priorizando los medios telemáticos«.
En todos los casos señalados las reuniones con el comité de dirección se realizan a diario. Sin ir más lejos, Damm organizó en la primera semana dos encuentros diarios con el comité de crisis para abordar las novedades que se iban produciendo y las necesidades de comunicación derivadas de cada una de ellas. Tal y como concluye Segarra, «un eficiente sistema de teletrabajo tanto en procedimientos como en herramientas en nuestra función es crítico para la gestión de una crisis como ésta».
