Cómo usar Slack en una redacción

La crisis del coronavirus ha forzado a millones de trabajadores en todo el mundo a teletrabajar. Afortunadamente, diversas aplicaciones facilitan el reto de coordinar el trabajo de personas que físicamente no se encuentran en la misma ubicación, y Slack es una de ellas. Acaba de estrenar nuevas mejoras y a continuación te explicamos lo que debes saber sobre ella.

Qué es

Slack es una herramienta colaborativa que permite que los miembros de un equipo de trabajo se comuniquen entre sí sin necesidad de echar mano del correo electrónico y sin que el hecho de estar en espacios distintos sea un gran problema.

El concepto de base es el del espacio de trabajo, que es el entorno en el que podemos crear distintos canales para fines diversos. Eso permite tener por separado flujos de conversación con colaboradores diferentes, en torno a temáticas concretas y con configuraciones de privacidad ajustables.

La ventaja que ofrece este sistema es que esas comunicaciones quedan acumuladas en los canales, de forma que puedes volver sobre ellas cuando quieras, y mantener tantos abiertos como sea necesario. Eso supone un ahorro considerable en tiempo dedicado a redactar correos a varias personas que a su vez reciben respuestas y que a menudo generan cadenas larguísimas que afectan a la productividad de todo el equipo implicado. Hay un plan gratuito y otras modalidades de pago.

Cómo empiezo a usarlo

Lo primero que hay que hacer es establecer el espacio de trabajo. La persona que lo cree será la administradora y podrá ajustar la configuración para que todos los demás hagan su labor. Si tu equipo ya está trabajando con Slack, simplemente tienes que unirte al espacio previamente hecho, que podrás encontrar introduciendo tu dirección de correo corporativa o aquella con la que te hayan podido agregar a un espacio. Recibirás un correo cuando lo hagas y desde el enlace que te llegue podrás acceder.

Y ahora ya puedes entrar en canales ya creados o crear tú mismo alguno. Hay cuatro tipos: públicos, a los que cualquiera puede sumarse y ver lo que se dice en ellos; privados, que requieren una invitación por parte de quien lo lanza; compartidos, para facilitar la colaboración entre empresas que usan dos espacios de trabajo distintos; y multiespacio, que conectan distintos espacios de trabajo en una organización. Los dos primeros se pueden usar gratuitamente, mientras que los dos siguientes son de pago.

Cada canal tiene su finalidad y debes atenerte a ella, de forma que las conversaciones sean útiles y ordenadas. Para esto último es interesante usar hilos, que permiten tener organizado todo lo que se dice en torno a algo en concreto, de forma que quede agrupado y resulte de fácil consulta. Si estás en varios canales, puedes decidir de cuáles quieres tener notificaciones en función de su importancia para tu trabajo e incluso puedes silenciarlos. Puedes añadir archivos a esas conversaciones cuando quieras compartirlos con el resto de los miembros y puedes nombrarlos para avisarles de que les estás interpelando. Este último proceso se puede optimizar con el uso de grupos que reúnen a personas incluidas en equipos o proyectos concretos y que son notificadas a la vez cuando son mencionados. Si fuera necesario, también puedes hablar en privado con cualquiera de ellos mediante mensajes directos.

Además el administrador del espacio puede añadir funcionalidades de todo tipo a los canales mediante el añadido de aplicaciones concretas, cuya utilidad va desde reflejar automáticamente inserción o variación de datos en otro entorno hasta poder obtener información introduciendo un comando concreto. Hay una gran variedad de posibles usos que se detallan aquí.

Cómo se está usando en medios

El uso de Slack está totalmente interiorizado en diferentes medios españoles. Ese es el caso de Webedia, al que pertenecen cabeceras como Xataka, en el que la comunicación resulta fluida gracias a que colaboradores, editores y otros miembros de la empresa pueden organizarse y debatir ideas en distintos canales. Es una de las aplicaciones sobre las que se sostiene una coordinación de contenidos que siempre se planteó en remoto, ya desde el inicio de Weblogs.

Otro ejemplo es El Español, en el que todos los redactores tienen línea directa con la mesa de edición a través de un grupo grande. Diferentes áreas del resto de la empresa se coordinan también de esa manera y lo utilizan para hacer reportes asíncronos de inicio y fin de la jornada (que van a hacer y qué han hecho).

En otros medios la penetración de Slack es variada, en función de equipos concretos. De una u otra manera esa aplicación se utiliza en eldiario.es o Público, por ejemplo. Las dinámicas de uso son flexibles y encuentran su valor entre la mensajería instantánea, el correo electrónico y las videoconferencias.

Entre los diferentes usos que pueden darse en medios está la tormenta de ideas sobre temas en el canal general, la planificación de contenidos de secciones concretas en sus canales específicos o los flujos de contacto y contenidos con el área de decisión editorial. También puede haber zonas en las que se reflejen automáticamente datos en tiempo real o agregado en base a aplicaciones de analítica como Chartbeat o Analytics para alertar de comportamientos inusuales de la audiencia, o canales en los que se publiquen movimientos de portadas o de contenidos más vistos vía modificaciones de RSS que ahorren avisos manuales.

La cobertura amplia y prolongada de cualquier tema o evento también puede ser más fácil mediante esta aplicación. Por ejemplo, Associated Press estableció un canal que agrupa a más de 400 periodistas para compartir puntos de vista e información para el seguimiento de la crisis del coronavirus. En otros casos resulta más cómoda la mensajería, sobre todo en función de si los periodistas están en movilidad o no.

Por su parte, The New York Times ha desarrollado un bot integrado para poder seguir las conversaciones que generan sus artículos en Reddit. Es un ejemplo de cómo el uso de aplicaciones de terceros o desarrollos propios pueden convertir Slack en un buen notificador / acumulador de información relevante generada por el contenido de medios en otros entornos.

Más allá de facilitar la coordinación del trabajo, Slack ofrece igualmente la oportunidad de tener charlas informales y divertidas entre compañeros a los que les pueda pesar trabajar en soledad en sus casas. Para ello es útil su funcionalidad de videollamadas, segmento en el que compite con la más que consolidada Skype o la pujante Zoom.

Qué hay que tener en cuenta

Uno de los problemas que pueden surgir a la larga es el del histórico de los mensajes. La versión gratuita de Slack permite acumular a la vista las 10.000 intervenciones más recientes y a partir de ahí los más antiguos van quedando ocultos. Si tener esa información a la vista puede ser relevante, quizás merezca la pena uno de los planes de pago.

Por otra parte, el esquema gratuito permite hasta 10 aplicaciones de terceros o personalizadas, algo que también puede ser un límite importante a la hora de sacar mayor partido de la aplicación.

De ahí que lo esencial sea ir integrando su uso y comprobar la aceptación por parte de los miembros de los equipos, así como las necesidades que puede ir cubriendo. Slack es un buen aliado para coordinar y documentar la comunicación tanto de forma presencial como en remoto, pero su uso frecuente en la oficina permite que una situación excepcional como la crisis del coronavirus se pueda resolver de una manera más natural a través del teletrabajo, con una pérdida mínima de productividad.