Así se adaptan las agencias de comunicación a la crisis del coronavirus

Pablo Arjona

A diferencia de otro tipo de compañías, que no tienen más remedio que paralizar su actividad estos días, las consultoras de comunicación siguen operando a pleno rendimiento.

No en vano, muchos de sus clientes están atravesando momentos de crisis (ERTEs, despidos, ceses de actividad…) que pueden dañar su reputación, para lo que necesitan a sus agencias hoy más que nunca.

Además, las agencias no solo están prestando su asesoramiento en comunicación de crisis, sino que muchas marcas están aprovechando para difundir campañas adaptadas a la situación actual.

La dificultad añadida para las consultoras de comunicación es que este trabajo se está realizando de forma remota, con sus empleados conectados online y sin poder reunirse de forma presencial con sus clientes.

Para LLYC, que es la consultora de comunicación más grande de España, el reto es coordinar el teletrabajo de más de 600 empleados, ubicados en 13 países y en 16 oficinas distintas. En su sede central -situada en Madrid- el trabajo en remoto comenzó el miércoles de la semana pasada; y en las oficinas de Barcelona y Lisboa, se inició dos días más tarde.

Pese a esta nueva forma de organizarse, «la calidad del trabajo se mantiene intacta», asegura Arantxa Lafuente, directora de Talento de LLYC para España y Portugal, en declaraciones a DIRCOMFIDENCIAL. «Estamos tecnológica y culturalmente preparados para trabajar en remoto, seguir todos conectados y poder dar el mismo servicio a nuestros clientes».

Ayuda a esta situación el hecho de que en LLYC ya haya estado operando el teletrabajo desde hace años; aunque -obviamente- no en unas circunstancias como las actuales.

Desde el departamento de Talento de la consultora se está recomendado que cada equipo se marque breves reuniones diarias y semanales de seguimiento a través de videollamadas, tanto para una mejor organización de las tareas como para fomentar las relaciones personales, aunque sean a distancia.

En este sentido, Lafuente remarca aspectos positivos que esta crisis también desencadena: «Quizá esta experiencia nos está sirviendo para conocernos mejor entre nosotros. Con cada videoconferencia, desde nuestra cocina, salón o estudio, aprendemos un poco más de la vida de nuestros colegas, que ahora comparten escritorio con sus hijos, compañeros de piso o mascotas».

En lo que se refiere a su relación con los clientes, el personal de LLYC se adapta a los sistemas de comunicación que tenga cada uno de ellos, ya sea mediante llamadas telefónicas, videoconferencias por Skype, Blue Jeans, WebEx…

Oferta de servicios adaptada a la nueva situación

Además de adaptar su operativa interna a esta situación, las consultoras de comunicación también están variando su oferta de servicios para responder a las necesidades de sus clientes -actuales y potenciales-.

En el caso de Atrevia, la segunda consultora de comunicación más grande de nuestro país por ingresos, ha preparado todo un plan de apoyo a sus clientes adaptado a la crisis del coronavirus.

En concreto, ha llevado a cabo cuatro iniciativas:

1. La creación de “Análisis para la acción. #ATREVIACovid19”, con el que pretende ayudar a la toma de decisiones en momentos de presión y cambios. En este espacio se divulgan opiniones relevantes y análisis políticos de diferentes expertos, así como informes elaborados por departamentos de la compañía. En concreto, son dossiers actualizados sobre la situación regulatoria referente a la pandemia y las nuevas disposiciones dictadas por la Administración para contenerla, así como sobre la situación y actuación en Latinoamérica. Hasta la fecha han participado personalidades como la ex ministra de Trabajo, Fátima Báñez; la consejera de Grupo Santander y Aviva, Belén Romana; o la secretaria general iberoamericana, Rebeca Grynspan; así como senior advisors y profesionales de Atrevia.

2. Puesta a disposición de las empresas de la red de senior advisor de Atrevia, así como máximos ejecutivos de la compañía, con los que poder consultar inquietudes y opiniones. Entre ellos se encuentran el ex presidente ejecutivo de Prisa, Juan Luis Cebrián; el ex alcalde de Barcelona, Joan Clos; la presidenta de Atrevia, Núria Vilanova; el socio y miembro del equipo directivo de Talento Farmacéutico y Sanitario y expresidente de Lilly, Javier Ellena; el presidente de DKV Seguros y presidente del Consejo Asesor de Fujitsu España, Javier Vega de Seoane, o las vicepresidentas de Atrevia, Asunción Soriano e Isabel Lara.

3. Atrevia ha reforzado también sus servicios para poder apoyar en las principales necesidades de las empresas hoy: Inteligencia (informes de vigilancia y benchmark y escucha en redes sociales), Gestión de Crisis (soporte, elaboración de materiales y protocolos y comunicación con stakeholders), Posicionamiento (iniciativas de ciudadanía corporativa y diseño y activación de campañas), Interna (benchmark de buenas prácticas y elaboración de comunicaciones) y Asuntos Públicos (seguimiento legislativo y colaboración con autoridades).

4. Por otro lado, y como servicio exclusivo a sus clientes, Atrevia ha diseñado un servicio reforzado que incluye informes de escucha y también análisis regulatorios y de tendencias, con el objetivo de ayudarles en la toma de decisiones facilitando instrumentos de guía, conocimiento, información y orientación en estos momentos de incertidumbre.

Las consultoras de comunicación están adaptando a contrarreloj su operativa interna y su oferta de servicios acorde a la nueva situación de confinamiento.

Otra de las consultoras más potentes que operan en nuestro país es OmnicomPublicRelationsGroup. Esta compañía norteamericana ha puesto en marcha un microsite (covid19.omnicompr.es) con toda la información oficial relativa al COVID-19, de forma que se pueda tener acceso de una manera rápida, clara y sencilla a las medidas que el Gobierno, las Comunidades Autónomas y los organismos internacionales van adoptando para la gestión de esta crisis. El microsite es gratuito y por suscripción.

El portal, que funciona desde el mismo día 13 de marzo, incluye la posibilidad de descargar infografías como ¿Qué hacer si detecto un caso de COVID-19 en mi empresa? donde se recoge de una manera clara y ágil los pasos a dar en cualquier organización para afrontar esta situación.

Además, OmnicomPublicRelationsGroup también ha lanzado #ComunicarEnCrisis, una guía de consejos adaptados a cada público objetivo de la comunicación que deben tener en cuenta las compañías. En ella se informa de cómo establecer un adecuado protocolo de actuación sobre qué y cómo comunicar.