María Cobos, directora de Corporate Relations and Internal Affairs en Burson Cohn & Wolfe.

María Cobos: BCW: los 10 puntos claves en la comunicación “Back to the Office”

| 27 JULIO 2021 | ACTUALIZADO: 27 JULIO 2021 11:08

Nunca hasta ahora habíamos tenido tantos modelos de trabajo sobre los que decidir para nuestras compañías. Algunas empresas están apostando por la vuelta física a la oficina y otras estamos convencidas de que los modelos híbridos, y, sobre todo, flexibles, son la mejor opción.

La principal razón es que, si a los empleados se les propone regresar a la oficina para hacer lo mismo que hacen desde casa, el reto será mayúsculo. Por eso, es preciso trabajar en dinámicas que promuevan el retorno estimulando la colaboración, la co-creación, la creatividad y las sinergias entre compañeros y departamentos.

Sólo con un enfoque renovado y una comunicación adecuada del mismo lograremos que se perciba el valor de volver al espacio físico de trabajo.  De hecho, el equipo corporativo de BCW ha estado trabajando con sus clientes en estos planes de Retorno a la Oficina (RTO) y ha identificado 10 puntos clave en la comunicación “Back to the Office”:

1. Comunicar con rapidez y frecuentemente

Cualquier cambio respecto al modelo adoptado en los últimos meses, incluyendo retornos a las políticas anteriores, pueden provocar resistencia. La comunicación frecuente desde la alta dirección ayudará a mitigar riesgos de rechazo y falta de confianza.

2. Justificación claramente articulada

¿Por qué se pide a los empleados que regresen, o no regresen, a su lugar de trabajo? Desde el punto de vista del negocio, ¿cuál es el argumento principal? ¿Cuál será el modelo? ¿Se aplicará a todos o habrá excepciones? Disponer de un documento de “preguntas y respuestas” claro y completo facilitará que todo el mundo encuentre la respuesta a la pregunta que le preocupa.

3. Flexibilidad como respuesta a realidades cambiantes

Los empleadores que logran transmitir flexibilidad, apertura de mente y una clara voluntad de trabajar junto a sus empleados son los que conseguirán una lealtad mayor y más duradera. Las necesidades de los empleados no son estáticas, pero tampoco lo son las pautas de salud pública, así que, hoy más que nunca, es importante incluir alternativas para facilitar cambios no planificados.

4. Establecer una única fuente de información

Hay que definir un espacio donde ubicar toda la información sobre el plan de RTO (incluyendo preguntas frecuentes y un canal anónimo para plantear dudas) y es importante asegurarse de que está bien organizada y que sea accesible (también desde dispositivos móviles), ya sea un microsite o en Sharepoint.

«Es preciso trabajar en dinámicas que promuevan el retorno estimulando la colaboración, la co-creación, la creatividad y las sinergias entre compañeros y departamentos».

5. Identificar a los portavoces adecuados

Es vital preparar a los mandos internos y a los roles clave de Recursos Humanos como portavoces del proyecto y dotarles de mensajes y argumentos para ayudarles a comunicar de una forma efectiva a sus equipos. No es bueno dejar espacio para suposiciones, especulaciones o rumores cuando se trata de comunicar decisiones o actualizaciones importantes.

6. Los planes de RTO, como si fueran “planes de incorporación”

Volver al entorno de la oficina no será fácil para los empleados. Hay que tener en mente asegurar el bienestar de todos ellos (emocional, físico, mental) y ser claro con lo que van a encontrarse: tanto lo que es familiar y no va a cambiar como lo que será completamente nuevo. Y, sobre todo, explicar “su porqué”.

7. Asegurarse de que los trabajadores en remoto no se queden fuera en un entorno de trabajo «híbrido»

Para ello, debemos tenerlos presentes en cada elemento de la experiencia del empleado; por ejemplo, en la selección de personas para nuevas asignaciones, en el desarrollo de equipos, en la formación, en el reconocimiento, en las revisiones de rendimiento, etc. En definitiva, es fundamental proporcionar una orientación clara sobre cómo garantizar que los trabajadores en remoto estén completamente incluidos en las reuniones.

8. Pedir información regularmente

Hay que escuchar activamente los comentarios de los empleados (probablemente deseosos de compartirlos) y adaptar las políticas en función de lo que funciona o de lo que no. Es importante que expresen lo que les importa para que se conviertan en parte del proceso y se sientan apoyados.

9. Tener en mente el propósito y los valores de la organización

Hay que reiterar la propuesta de valor para los empleados. ¿Qué se espera de ellos? ¿Qué deben esperar de la compañía? ¿Cómo demostrar capacidad para hacer de éste un «gran lugar para trabajar»?

10. Comunicar con empatía

En el último año y medio, todos, empleados y directivos, hemos pasado por situaciones personales y profesionales muy complicadas. Cada vez se requiere más sensibilidad emocional que quizás en cualquier otro momento del pasado, también por parte de los líderes de las organizaciones.

Retener, motivar e inspirar a los empleados, mantener su confianza y ofrecer una propuesta de valor convincente han sido siempre objetivos críticos en todas las organizaciones, pero hoy lo son más si cabe.  Enfrentar esta nueva realidad inesperada requiere nutrir la relación empleado-empleador con mayor transparencia, sensibilidad y con una comunicación consistente.