Jed Meyer: Tres maneras de hacer que los concursos de agencias virtuales sean más fáciles para todos

Durante el transcurso de la pandemia de Covid-19, las marcas y agencias han desarrollado nuevas formas de trabajo a distancia. El concurso de agencias también se ha realizado on-line, obligando a anunciantes y agencias a ajustar los procesos establecidos y, con frecuencia, con la ayuda de consultores independientes han ayudado a rediseñar el proceso para el mundo virtual.

Inicialmente, las marcas reaccionaron a la pandemia deteniendo los procesos de concursos que ya estaban en marcha o posponiendo los planificados. Como resultado, se produjeron menos concursos en la primera mitad de 2020 en comparación con el mismo período en 2019, lo que equivale a la mitad en términos de facturación. Sin embargo, la actividad se ha recuperado nuevamente y debería seguir siendo sólida de cara al próximo año. El análisis de COMvergence sobre la selección de agencias y el mercado de concursos en la primera mitad de 2020 señaló que se están llevando a cabo más concursos en China (27 por ciento de todos los concursos en el primer semestre de 2020) y los EE. UU. (26 por ciento) que en cualquier otro territorio.

Muchos aspectos del concurso virtual funcionan bien, pocos viajes o inexistentes, costes más bajos, mayor agilidad y un acceso más amplio a los clientes. Esta experiencia reciente ha arrojado algunos aprendizajes que los actores de la industria pueden llevar adelante hasta 2021 y más allá. Sin embargo, algunos elementos siguen siendo inconvenientes, como el déficit de atención, la fatiga del zoom y la barrera para construir química en una pantalla. Si bien algunos han aceptado de buen grado el concurso virtual, otros esperan con ansias el día en que podamos regresar a las mesas de conferencias para un concurso en persona de manera segura.

Mientras tanto, estas tres recomendaciones básicas deberían ayudar a los lectores a aprovechar al máximo los concursos en nuestro nuevo mundo:

Actívate incluso antes del concurso

Ofrece a todas las agencias la oportunidad de tener un acceso equitativo y justo a miembros clave de tu equipo entre la primera sesión informativa y la presentación final. Fomenta las reuniones de trabajo para que las agencias compartan las ideas iniciales de manera que puedas obtener una reunión de presentación final del concurso más productiva.

Negocia las condiciones económicas antes del concurso

Las negociaciones pueden retrasar el nombramiento de una nueva agencia. Conoces a un equipo con las ideas correctas y decides que quieres trabajar con ellos. Pero antes de que pueda comenzar la nueva relación, tus colegas de finanzas y adquisiciones deben negociar tarifas y costes de medios, creativos o plataformas. Hacer concursos on-line lleva prácticamente menos tiempo que en persona, esencialmente debido a la falta de viajes, especialmente para las grandes presentaciones regionales y globales. Por esa razón, los implicados tienen la oportunidad de negociar eficazmente los términos comerciales antes del concurso.

Ejecuta un proceso estricto

Hay muchos elementos en los que pensar aquí: la elección de la plataforma de presentación y reunión, la preparación de los informes apropiados para las reuniones y pensar con anticipación en las preguntas a realizar. Asegúrate de que el equipo que recibe la presentación se reúna para adoptar la mentalidad correcta y haya leído los informes previos para respaldar la presentación que la agencia pudo haber enviado. Durante el confinamiento, muchos que trabajan desde casa se han acostumbrado a la multitarea: asistir a una reunión de presupuesto mientras manejan correos electrónicos o similares. La multitarea crea un panorama injusto para las presentaciones de las agencias. Todas las partes involucradas merecen toda la atención por el trabajo realizado para preparar el concurso. Concede a todas las agencias un tiempo justo y equitativo para presentar sus ideas. Designa a un miembro de tu equipo como cronometrador para mantener las reuniones según lo programado y garantizar la imparcialidad entre las agencias participantes. Si asignas dos horas por agencia, permite hasta 10 minutos para la configuración, las presentaciones y las bromas, y crea al menos un par de descansos rápidos en cada discurso.

«Muchos aspectos del concurso virtual funcionan bien, pocos viajes o inexistentes, costes más bajos, mayor agilidad y un acceso más amplio a los clientes».

La pandemia de Covid-19 nos ha empujado a todos hacia nuevas formas de trabajar. Todos los interesados en el proceso, desde las marcas hasta las agencias y los proveedores, pueden aprovechar al máximo esta oportunidad al considerar estos factores. Al hacerlo, podemos producir un proceso de evaluación más eficaz que podría llevarse a cabo en persona cuando llegue el momento.

Ebiquity acaba de publicar una guía completa para el concurso virtual. La cual te puedes descargar aquí.